🧰 kSC #29: Meeting notes efficaci

Ehi ciao 👋,

questo è il numero 29 del Kit di Sopravvivenza per Creator.

E oggi ti racconterò di come gestisco i meeting notes.

TL;DR

• Meeting notes efficaci;

• Una risorsa per la tua audience building

• Una risorsa per la tua produttività

• Una risorsa per la tua monetization

Il tempo di lettura previsto è: 3 minuti e 40.

Tool come Notion, Obsidian e Tana mi attirano perché li puoi trasformare nel tuo secondo cervello.

Li puoi utilizzare per salvare informazioni e per organizzarle come vuoi.

Poi, se prendi la tangente come me, arriverai presto al punto di pianificare processi per salvare le informazioni nel tuo secondo cervello.

Ma questo è un altro discorso.

Il punto è che, una volta scoperto il loro potenziale, presto cercherai di salvare un tipo di informazioni in particolare: gli appunti dei meeting.

O meglio, detto con tono meno da manager: gli appunti delle c*** di call.

MEETING NOTES EFFICACI

Un po' come tutti, ormai anche la mia vita è costellata da un numero di call molto più alto di quanto vorrei.

È una di quelle cose della vita che devi accettare, un po' come il fatto che Blanco deve stare lontano dai fiori.

Ma visto che nelle call ci si scambia spesso informazioni vitali, ho cercato di definire il processo migliore per non perdere queste informazioni.

Senza passare ore a trascrivere registrazioni, oppure non ascoltare chi ti sta parlando.

Ed il processo richiede solo tre cose:

• Un database;
• Una piccola automazione;
• Un semplice template.

Il tool che utilizzo, come forse saprai, è Notion ma una cosa simile si può mettere in piedi anche su altri tool (con le dovute differenze).

UN DATABASE

Questo è la prima cosa di cui hai bisogno: un database dove raccogliere tutti gli appunti.

E puoi chiamarlo "meeting notes" oppure in altri modi, decidi tu.

Una cosa importante che devi considerare però è la complessità di questo database ed il numero di informazioni che conterrà.

Se fai tante call e ci tieni ad avere database puliti, allora conviene che questo sia un database in cui salvi solo i meeting notes.

Se invece preferisci avere meno database sul tuo workspace, allora puoi integrare i meeting notes in altri database.

Ad esempio, per le call di Notion Builders, Beatrice ed io salviamo i meeting notes in un database chiamato Documents.

Ed in questo database ci finiscono non solo i meeting notes ma anche altre informazioni.

Inoltre, a questo database, è collegato il database CRM, quello dei progetti e quello dei task: in questo modo ogni informazione è in rete con le altre, è accessibile da più punti.

Insomma, ad ogni call che facciamo corrisponde una pagina nel database Documents, taggata come Meeting Notes e con al suo interno la possibilità di assegnare clienti, progetti e task.

Una possibilità che può essere automatica oppure no, dipende da te.

Noi abbiamo scelto di renderla automatica.

UNA PICCOLA AUTOMAZIONE

Questo è un punto interessante.

Perché non è necessario: non tutto deve per forza essere reso automatico.

Noi però abbiamo deciso di renderlo tale.

Quindi, abbiamo costruito una piccola automazione su Make che fa queste cose qui:

• quando un nuovo evento viene creato sul Calendar delle call di Notion Builders parte l'automazione;
• Make recupare le informazioni da questa call e crea una pagina all'interno del database Documents;
• Make darà alla pagina lo stesso titolo dell'evento;
• nel caso in cui sia presente, Make associa a quella pagina la persona del CRM con cui faremo la call;
• nel caso In cui non sia presente, Make crea quella persona nel database CRM;
• alla creazione di una voce nel CRM, Notion associa un progetto standard a quella voce e a sua volta determinati task.

La cosa potrebbe andare avanti ancora e ancora, ma Beatrice ed io non ne abbiamo bisogno.

E magari non ne hai bisogno neanche tu.

È tutta roba che ti fa risparmiare un bel po' di tempo, ma è anche complessa.

IL TEMPLATE MEETING NOTES

Questa cosa ti serve invece.

Così come il database, è obbligatoria.

Altrimenti come li prendi appunti? Senza struttura?

Non mi sembra il caso, dai.

Il punto di questo template è poter inserire con facilità le informazioni più importanti riguardo la call, le cose che poi serviranno per le prossime azioni.

E quindi spetta a te delineare la struttura e capire cosa inserire nei tuoi appunti.

Sono gentile però e quindi ecco la struttura del nostro template:

• Meeting agenda: un campo con tutte le cose che bisogna trattare nel corso della call ed il sistema su Notion fa in modo che questo campo sia già popolato;
• Next actions: i prossimi passi da mettere in atto, emergono nel corso della call;
• Meeting precedenti: una vista filtrata degli appunti delle call precedenti con la stessa persona ed eventuali registrazioni;

Spero di essere stato chiaro e di averti fatto capire due cose in particolare: la facilità di poter creare un sistema del genere e la sua flessibilità.

Perché penso che su quanto sia necessario siamo tutti d'accordo, no?

E detto questo, buona settimana e beccati le risorse.

Daniele